La brecha entre ERP y CRM se ve igual en casi todas las empresas: el comercial cotiza en el CRM y contabilidad da de alta al mismo cliente por segunda vez en el ERP.
01. Decidir la dirección
¿Qué sistema posee qué datos? La regla general: el ERP posee la ficha de cliente y los precios, el CRM las oportunidades y las actividades. Una sincronización sin esa decisión hace que ambos se sobrescriban.
02. Flujo de la ficha de cliente
Al ganar una oportunidad en el CRM, el cliente se crea en el ERP y el código devuelto se escribe en el CRM. Ese solo paso acaba en gran medida con las fichas duplicadas.
03. Flujo de pedido
Un presupuesto aprobado en el CRM se convierte en pedido de venta en el ERP. La validación de precio y descuento debe hacerse en el ERP; el importe que llega del CRM no debe aceptarse tal cual.
04. El flujo de retorno
Cuando el estado de expedición, factura y cobro vuelve del ERP al CRM, el comercial conoce la situación antes de llamar. Es la mayor carencia de las integraciones de un solo sentido.
05. Gestión de errores
Los errores de sincronización no deben quedar en silencio. Un registro fallido debe esperar en una cola, avisarse al responsable y poder reintentarse tras la corrección.
06. Empezar por fases
No intente sincronizar cada campo el primer día. Empiece por la ficha de cliente, compruebe que funciona y añada después pedidos y estados.