Si no se plantea bien, Teams se convierte en «hablar en todas partes y no encontrar información en ninguna». Para no vivir el caos de 50 equipos y 500 canales a escala corporativa, hay que fijar algunos principios desde el principio.
01. Distinción entre equipo y canal
Equipo: un grupo permanente (departamento, equipo de proyecto, área). Canal: la separación por tema dentro del equipo (general, proyectos, anuncios). Antes de crear un equipo nuevo hay que preguntarse si basta con un canal.
02. Nomenclatura de canales
Debe haber un esquema de nombres estándar. Por ejemplo: [código de proyecto] nombre del proyecto, [departamento] tema, etc. Sin eso, los canales se vuelven un lío en poco tiempo.
03. Colaboración externa
Al colaborar en Teams con clientes o proveedores se usa el «acceso de invitado» o los «canales compartidos». Quién puede ver qué debe quedar claro desde el principio.
04. Gestión de archivos
Cada canal mantiene una carpeta aparte en SharePoint. Si se elimina el canal, los archivos también desaparecen. Los archivos críticos deben guardarse en el SharePoint general, no en Teams.
05. Organización de reuniones
Cada reunión queda registrada dentro de Teams. Pero un exceso de reuniones también complica el archivo de información. Conviene fijar una frecuencia y una duración estándar.