Teams, düzgün kurgulanmazsa "her yerde konuşmak, hiçbir yerde bilgi bulamamak"a dönüşür. Kurumsal ölçekte 50+ takım, 500+ kanal karmaşasını yaşamamak için başta bazı prensipleri belirlemek gerekiyor.
01. Takım vs Kanal Ayrımı
Takım: kalıcı bir grup (departman, proje ekibi, bölüm). Kanal: takım içi konu ayrımı (genel, projeler, duyurular). Yeni takım kurmadan önce kanal yeterli olur mu — sorulmalı.
02. Kanal Adlandırma
Standart bir isim şeması olmalı. Örneğin: [Proje kodu] Proje Adı, [Departman] Konu vb. Yoksa kanallar kısa süre içinde karmakarışık olur.
03. Harici İşbirliği
Müşteri veya tedarikçilerle Teams'te işbirliği yapılırken "Guest access" veya "Shared channels" kullanılır. Kim ne görebilir — baştan netleştirilmeli.
04. Dosya Yönetimi
Her kanal SharePoint'te ayrı bir klasör tutar. Kanal silinince dosyalar da gider. Kritik dosyalar genel SharePoint'te tutulmalı, Teams'te değil.
05. Toplantı Kurgusu
Her toplantı Teams içinde kayıt altında kalır. Ancak fazla toplantı da bilgi arşivini karmaşık hale getirir. Standart bir toplantı sıklığı ve süresi belirlenmeli.