Wird Teams nicht sauber konzipiert, verwandelt es sich in „überall reden, nirgendwo Informationen finden“. Um im Unternehmensmaßstab nicht das Durcheinander aus 50+ Teams und 500+ Kanälen zu erleben, muss man anfangs einige Prinzipien festlegen.
01. Die Unterscheidung Team vs. Kanal
Team: eine dauerhafte Gruppe (Abteilung, Projektteam, Bereich). Kanal: eine Themenunterteilung innerhalb des Teams (Allgemein, Projekte, Ankündigungen). Bevor man ein neues Team gründet, sollte gefragt werden, ob ein Kanal genügt.
02. Kanalbenennung
Es sollte ein Standard-Namensschema geben. Zum Beispiel: [Projektcode] Projektname, [Abteilung] Thema usw. Sonst werden die Kanäle in kurzer Zeit unübersichtlich.
03. Externe Zusammenarbeit
Bei der Zusammenarbeit mit Kunden oder Lieferanten in Teams werden „Guest Access“ oder „Shared Channels“ verwendet. Wer was sehen darf – das sollte von Anfang an geklärt werden.
04. Dateiverwaltung
Jeder Kanal hält einen eigenen Ordner in SharePoint. Wird der Kanal gelöscht, gehen auch die Dateien. Kritische Dateien sollten im allgemeinen SharePoint gehalten werden, nicht in Teams.
05. Meeting-Konzeption
Jedes Meeting bleibt in Teams erfasst. Zu viele Meetings machen jedoch auch das Informationsarchiv unübersichtlich. Eine Standard-Meeting-Frequenz und -Dauer sollte festgelegt werden.