Mal structuré, Teams devient l'art de « parler partout sans jamais retrouver l'information ». Pour éviter le désordre de 50 équipes et 500 canaux à l'échelle de l'entreprise, il faut poser quelques principes dès le départ.
01. Distinguer équipe et canal
L'équipe est un groupe durable : un service, une équipe projet, une division. Le canal découpe les sujets au sein de l'équipe : général, projets, annonces. Avant de créer une équipe, il faut se demander si un canal ne suffirait pas.
02. Nommer les canaux
Il faut un schéma de nommage standard. Par exemple : [code projet] Nom du projet, [service] Sujet. Sans cela, les canaux deviennent vite illisibles.
03. La collaboration externe
Pour travailler dans Teams avec des clients ou des fournisseurs, on utilise l'accès invité ou les canaux partagés. Qui peut voir quoi doit être clarifié dès le début.
04. La gestion des fichiers
Chaque canal dispose de son propre dossier dans SharePoint. Si le canal est supprimé, les fichiers disparaissent avec lui. Les documents critiques doivent être conservés dans SharePoint, pas dans Teams.
05. L'organisation des réunions
Chaque réunion laisse une trace dans Teams. Mais trop de réunions complexifient l'archive d'information. Une fréquence et une durée standard doivent être définies.