Dans la plupart des entreprises, SharePoint sert d'« endroit où l'on met beaucoup de fichiers », alors que son potentiel réel va bien au-delà. Avec la bonne architecture de sites, un étiquetage par métadonnées et des types de contenu définis, SharePoint devient un véritable système de gestion documentaire.
01. L'architecture des sites
Une structure de site central et de sites satellites est recommandée. Le site central (par exemple l'intranet de l'entreprise) porte la navigation et la recherche communes ; les sites satellites (services, projets) hébergent chacun leur contenu.
02. La mise en place des bibliothèques
Il faut créer des bibliothèques étiquetées par métadonnées plutôt que des arborescences de dossiers. Dans une bibliothèque « Contrats », par exemple : nom du client, type de contrat, date de début, date d'échéance. Ces champs rendent le filtrage possible.
03. Les types de contenu
Un type de contenu est un modèle combinant métadonnées et comportement. On définit des types comme « Facture », « Contrat » ou « Procédure », chacun avec son propre jeu de champs.
04. Recherche et filtrage
L'efficacité de la recherche SharePoint dépend des métadonnées. Bien définir les champs dès le départ évite les difficultés de recherche futures.
05. Les politiques de données
Durées de conservation, suppression automatique et règles d'archivage se pilotent depuis Purview. Point critique au regard de la protection des données : le cycle de vie des documents contenant des données personnelles doit être défini.