La mayoría de las empresas usa SharePoint como «el sitio donde están muchos archivos», pero su potencial real es mucho mayor. Con una buena arquitectura de sitios, un etiquetado con metadatos y la definición de tipos de contenido, SharePoint se convierte en un verdadero sistema de gestión documental corporativa.
01. Arquitectura de sitios
Se recomienda una estructura de hub site y sitios satélite. El hub (por ejemplo, la página principal de la empresa) aporta la navegación y la búsqueda comunes; cada sitio satélite (departamentos, proyectos) guarda su propio contenido.
02. Configuración de bibliotecas
En lugar de carpetas conviene montar bibliotecas etiquetadas con metadatos. Por ejemplo, en la biblioteca «Contratos»: nombre del cliente, tipo de contrato, fecha de inicio y fecha de vencimiento. Con esos campos es posible filtrar.
03. Tipos de contenido
El tipo de contenido es una plantilla de metadatos y comportamiento de un documento. Se definen tipos como «Factura», «Contrato» o «Procedimiento», y cada uno viene con su propio conjunto de campos.
04. Búsqueda y filtrado
La eficacia de la búsqueda de SharePoint depende de los metadatos. Por eso, definir bien los campos desde el principio evita problemas de búsqueda más adelante.
05. Políticas de datos
Los plazos de conservación de documentos, el borrado automático y las reglas de archivado se gestionan con Purview. Es crítico en materia de protección de datos: hay que definir el ciclo de vida de los documentos que contienen datos personales.