SharePoint, çoğu firma için "birçok dosyanın bulunduğu yer" olarak kullanılır ama gerçek potansiyeli çok daha fazla. Doğru site mimarisi, metadata etiketleme ve içerik türü tanımı ile SharePoint gerçek bir kurumsal doküman yönetim sistemine dönüşür.
01. Site Mimarisi
Hub site + spoke site yapısı önerilir. Hub site (örn: Şirket Ana Sayfa) ortak navigasyon ve arama; spoke site (departmanlar, projeler) her biri kendi içeriğini tutar.
02. Kütüphane Kurulumu
Klasör yerine metadata etiketli kütüphaneler kurulmalı. Örneğin "Sözleşmeler" kütüphanesinde: müşteri adı, sözleşme türü, başlangıç tarihi, son geçerlilik alanları. Bu alanlarla filtreleme mümkün olur.
03. İçerik Türleri
İçerik türü (Content Type), bir dokümanın metadata + davranış şablonudur. "Fatura", "Sözleşme", "Prosedür" gibi türler tanımlanır; her tür kendi alan setiyle gelir.
04. Arama ve Filtreleme
SharePoint aramasının verimliliği metadata'ya bağlıdır. Bu yüzden başta alan tanımlarını iyi kurgulamak, ilerideki arama sıkıntısını önler.
05. Veri Politikaları
Belge saklama süreleri, otomatik silme, arşivleme kuralları Purview üzerinden yönetilir. KVKK açısından kritik: kişisel veri içeren belgelerin yaşam döngüsü tanımlanmalı.