SharePoint wird von den meisten Unternehmen als „Ort, an dem viele Dateien liegen“ genutzt, doch sein wahres Potenzial ist weit größer. Mit der richtigen Site-Architektur, Metadaten-Beschriftung und Definition von Inhaltstypen verwandelt sich SharePoint in ein echtes unternehmensweites Dokumentenverwaltungssystem.
01. Site-Architektur
Eine Hub-Site + Spoke-Site-Struktur wird empfohlen. Die Hub-Site (z. B. Firmen-Startseite) bietet gemeinsame Navigation und Suche; die Spoke-Sites (Abteilungen, Projekte) halten jeweils ihre eigenen Inhalte.
02. Bibliotheksaufbau
Statt Ordnern sollten Bibliotheken mit Metadaten-Beschriftung aufgebaut werden. Zum Beispiel in der Bibliothek „Verträge“: die Felder Kundenname, Vertragsart, Startdatum, Ablaufdatum. Mit diesen Feldern wird ein Filtern möglich.
03. Inhaltstypen
Ein Inhaltstyp (Content Type) ist eine Metadaten- + Verhaltensvorlage eines Dokuments. Typen wie „Rechnung“, „Vertrag“, „Verfahren“ werden definiert; jeder Typ kommt mit seinem eigenen Feldsatz.
04. Suche und Filterung
Die Effizienz der SharePoint-Suche hängt von den Metadaten ab. Deshalb verhindert es spätere Suchprobleme, die Felddefinitionen von Anfang an gut zu konzipieren.
05. Datenrichtlinien
Aufbewahrungsfristen, automatisches Löschen und Archivierungsregeln werden über Purview verwaltet. Aus KVKK-Sicht kritisch: Der Lebenszyklus von Dokumenten mit personenbezogenen Daten muss definiert werden.