Técnicamente el albarán electrónico se parece a la factura electrónica, pero su impacto operativo es mucho mayor. La factura se emite en contabilidad; el albarán, en el muelle, en el momento de la expedición.
01. La diferencia crítica: el momento
El albarán electrónico debe haber llegado a la administración y estar confirmado antes de que la mercancía salga físicamente. Es decir, cuando el sistema cae, el camión espera. La continuidad de la infraestructura es más crítica que en la factura.
02. El vínculo con el almacén
Las líneas deben coincidir con la cantidad realmente preparada. En empresas integradas con WMS el albarán se genera automáticamente al terminar la preparación; sin integración se introducen datos dos veces y aparecen diferencias.
03. Expediciones parciales
Cuando un pedido se divide, se emite un albarán por expedición. El ERP debe seguir la cadena pedido, expedición y albarán a nivel de línea; si no, la cantidad pendiente se controla a mano.
04. Anulación y rechazo
El comprador puede rechazar el albarán o la mercancía puede volver como devolución. El proceso de devolución necesita su contrapartida en existencias y en documentos. Los proyectos que arrancan sin probar este escenario tienen problemas la primera semana.
05. Datos del transportista
Matrícula, conductor y transportista son campos obligatorios. Si no se capturan en la pantalla de expedición, el operario los escribe cada vez, y el error y la duración crecen desde ahí.
06. Plan ante caídas
Qué hacer ante una caída de la administración o del integrador debe estar por escrito. El derecho a continuar con albarán en papel y los pasos de notificación posteriores deben estar en manos del equipo de operaciones.