Technisch ähnelt der e-Lieferschein der e-Rechnung, doch seine betriebliche Wirkung ist weit größer. Eine Rechnung entsteht in der Buchhaltung, ein Lieferschein an der Rampe im Moment des Versands.
01. Der kritische Unterschied: Zeitpunkt
Der e-Lieferschein muss die Behörde erreicht haben und bestätigt sein, bevor die Ware physisch losfährt. Fällt das System aus, wartet also der Lkw. Die Verfügbarkeit der Infrastruktur ist damit kritischer als bei der e-Rechnung.
02. Die Verbindung zum Lager
Die Positionen müssen der tatsächlich kommissionierten Menge entsprechen. In Unternehmen mit WMS-Integration entsteht der Lieferschein automatisch nach Abschluss der Kommissionierung; ohne Integration werden Daten doppelt erfasst und Differenzen entstehen.
03. Teillieferungen
Wird ein Auftrag geteilt, entsteht je Lieferung ein eigener e-Lieferschein. Das ERP muss die Kette Auftrag, Lieferung, Lieferschein auf Positionsebene verfolgen; sonst wird die Restmenge manuell nachgehalten.
04. Storno und Ablehnung
Der Käufer kann den e-Lieferschein ablehnen oder Ware kann zurückkommen. Der Retourenprozess braucht ein definiertes Gegenstück auf Bestands- und Belegseite. Projekte, die dieses Szenario ungetestet live nehmen, haben in der ersten Woche Probleme.
05. Transportangaben
Kennzeichen, Fahrer und Frachtführer sind Pflichtfelder im Beleg. Werden sie nicht auf der Versandmaske erfasst, tippt der Mitarbeiter sie jedes Mal ein, und Fehlerquote wie Dauer wachsen von dort.
06. Ausfallplan
Was bei einem Ausfall der Behörde oder des Integrators zu tun ist, gehört schriftlich festgehalten. Das Recht, mit Papierlieferscheinen fortzufahren, und die anschließenden Meldeschritte müssen dem Betriebsteam vorliegen.