Techniquement, le bon de livraison électronique ressemble à la facture électronique, mais son impact opérationnel est bien plus fort. Une facture s'émet en comptabilité ; un bon de livraison s'émet au quai, au moment de l'expédition.
01. La différence critique : le moment
Le bon doit être parvenu à l'administration et confirmé avant que la marchandise ne parte physiquement. Autrement dit, quand le système tombe, le camion attend. La continuité de l'infrastructure est donc plus critique que côté facture.
02. Le lien avec l'entrepôt
Les lignes doivent correspondre à la quantité réellement préparée. Dans les entreprises intégrées à un WMS, le bon est créé automatiquement à la fin de la préparation ; sans intégration, les données sont saisies deux fois et des écarts apparaissent.
03. Expéditions partielles
Quand une commande est scindée, un bon est émis par expédition. L'ERP doit suivre la chaîne commande, expédition, bon à la ligne ; sinon le reliquat se suit à la main.
04. Annulation et refus
L'acheteur peut refuser le bon, ou la marchandise peut revenir en retour. Le processus de retour doit avoir sa contrepartie côté stock et côté document. Les projets mis en production sans tester ce scénario rencontrent des problèmes dès la première semaine.
05. Données de transport
Plaque, chauffeur et transporteur sont des champs obligatoires. S'ils ne sont pas saisis sur l'écran d'expédition, l'opérateur les tape à chaque fois, et le taux d'erreur comme la durée augmentent.
06. Plan de panne
Ce qu'il faut faire en cas de panne de l'administration ou de l'intégrateur doit être écrit. Le droit de continuer avec un bon papier et les étapes de déclaration ensuite doivent être entre les mains de l'exploitation.