e-İrsaliye, teknik olarak e-Faturaya benziyor ama operasyonel etkisi çok daha büyük. Çünkü fatura muhasebede kesiliyor, irsaliye ise sevkiyat anında rampada kesiliyor.
01. Kritik Fark: Zamanlama
e-İrsaliye, mal fiili olarak yola çıkmadan önce GİB'e iletilmiş ve yanıt alınmış olmalı. Yani sistem çöktüğünde kamyon bekliyor. Bu yüzden altyapı sürekliliği e-Fatura tarafından daha kritik.
02. Depo ile Bağ
İrsaliye satırlarının depodan toplanan gerçek miktarla eşleşmesi gerekiyor. WMS ile entegre çalışan firmada toplama biter bitmez irsaliye otomatik oluşuyor; entegre değilse veri iki kez giriliyor ve fark üretiyor.
03. Kısmi Sevkiyat
Sipariş bölünerek gönderildiğinde her sevkiyat için ayrı e-İrsaliye kesilir. ERP'nin sipariş-sevkiyat-irsaliye zincirini satır bazında takip edebilmesi gerekiyor; yoksa kalan miktar takibi elle yürütülür.
04. İptal ve Red Senaryosu
Alıcı e-İrsaliyeyi reddedebilir ya da mal iade gelebilir. İade sürecinin hem stok hem belge tarafında karşılığı tanımlı olmalı. Bu senaryo test edilmeden canlıya çıkan projelerde ilk hafta sorun çıkıyor.
05. Taşıyıcı Bilgisi
Plaka, şoför ve taşıyıcı bilgileri belge içinde zorunlu alanlar. Bunları sevkiyat ekranından toplamıyorsanız operatör her seferinde elle yazacak; hata oranı ve süre buradan büyüyor.
06. Kesinti Planı
GİB veya entegratör tarafında kesinti olduğunda ne yapılacağı yazılı olmalı. Matbu irsaliye ile devam etme hakkı ve sonrasında yapılacak bildirim adımları operasyon ekibinde hazır bulunmalı.