In HubSpot liegen Kunden und Chancen, im ERP Debitoren und Rechnungen. Sprechen beide nicht miteinander, kennt der Vertrieb den Saldo nicht und die Buchhaltung den Kunden nicht.
01. Welche Daten wohin
Das ERP sollte Debitorenstamm und Produktpreise besitzen. Chancen, Aktivitäten und Marketingdaten bleiben in HubSpot. Integrationen ohne diese Trennung beschädigen beide Seiten.
02. Debitorenzuordnung
Zwischen HubSpot-Firmensatz und ERP-Debitor braucht es eine dauerhafte Verbindung. Die Steuernummer ist ein natürlicher Kandidat; die ERP-Debitorennummer als Zusatzfeld in HubSpot zu speichern, ist der übliche Weg.
03. Saldo- und Risikotransparenz
Werden Saldo, überfällige Beträge und Kreditlimit vom ERP nach HubSpot geschrieben, sieht der Vertrieb die Lage beim Angebot. Ein erheblicher Teil der Inkassoprobleme verschwindet damit.
04. Auftragsfluss
Eine gewonnene Chance wird im ERP zum Verkaufsauftrag. Preis- und Rabattprüfung muss im ERP erfolgen; der Betrag aus HubSpot darf nicht direkt verarbeitet werden.
05. Wie verbinden
Drei Wege: fertiger Konnektor, ein Ablauf über eine Automatisierungsplattform oder Eigenentwicklung. Für türkische ERP-Systeme fehlen fertige Konnektoren oft; eine Orchestrierungsschicht wie n8n ist die praktische Antwort.
06. Grenzen setzen
Synchronisieren Sie nicht jedes Feld. Beginnen Sie mit Feldern, die beidseitig wirklich genutzt werden; mit wachsendem Umfang steigen die Wartungskosten schnell.