Es gibt drei offizielle Wege, e-Belege auszustellen. Unternehmen starten oft mit dem ersten und geraten mit wachsendem Volumen in Bedrängnis; die richtige Wahl von Anfang an spart Migrationskosten.
01. Das Behördenportal
Kostenfrei und ohne Installation. Rechnungen werden einzeln von Hand erfasst. Für wenige Dutzend Rechnungen im Monat vertretbar; darüber steigen Fehler und Personalaufwand rasch. Es gibt keine ERP-Anbindung, die Abstimmung erfolgt manuell.
02. Privater Integrator
Der Vermittler übernimmt die technische Beziehung zur Steuerbehörde. Ihr ERP verbindet sich mit dessen API, der Rest ist seine Aufgabe. Gesetzesänderungen werden auf Integratorseite aufgefangen. Die große Mehrheit der Unternehmen liegt hier.
03. Direkte Integration
Das Unternehmen verbindet den eigenen Server direkt mit der Behörde. Es entfällt die Vermittlergebühr, dafür liegen Zertifikatsverwaltung, Gesetzesverfolgung und Dauerbetrieb bei Ihnen. Nur bei sehr hohem Volumen und starkem IT-Team sinnvoll.
04. Kostenaufteilung
Im Portal sind Softwarekosten null und Personalkosten hoch. Beim Integrator gibt es eine Gebühr je Beleg und geringen Personalaufwand. Bei direkter Integration ist die Anfangsinvestition schwer und die Kosten je Beleg nahe null. Der Schnittpunkt liegt meist im Bereich mehrerer Zehntausend Belege monatlich.
05. Entscheidungsregel
Ihre monatliche Belegzahl und die Tiefe Ihres IT-Teams. Geringe Zahl bedeutet Portal, mittlere bis hohe den Integrator, Hunderttausende monatlich mit eigenem Entwicklungsteam die direkte Integration.