Hay tres vías oficiales para emitir documentos electrónicos. Las empresas suelen empezar por la primera y se atascan al crecer el volumen; elegir bien desde el principio evita un coste de migración.
01. El portal de la administración
Gratuito y sin instalación. Las facturas se introducen una a una a mano. Razonable para unas decenas de facturas al mes; por encima, el error humano y el coste de personal suben deprisa. No hay vínculo con el ERP y la conciliación es manual.
02. Integrador privado
El intermediario asume la relación técnica con la administración. Su ERP se conecta a su API y el resto es su trabajo. Los cambios normativos se absorben del lado del integrador. Aquí está la gran mayoría de empresas.
03. Integración directa
La empresa conecta su propio servidor con la administración. No hay comisión de intermediario, pero la gestión de certificados, el seguimiento normativo y la infraestructura continua pasan a ser suyos. Solo tiene sentido con volúmenes muy altos y un equipo de TI sólido.
04. Desglose de costes
En el portal el coste de software es cero y el de personal alto. Con integrador hay tarifa por documento y poco personal. En integración directa la inversión inicial es fuerte y el coste por documento casi nulo. El punto de cruce suele estar en decenas de miles de documentos al mes.
05. Regla de decisión
Su número mensual de documentos y la profundidad de su equipo de TI. Volumen bajo, portal; medio o alto, integrador; cientos de miles al mes con equipo propio, integración directa.