Para usar Google Drive no como un almacén personal de archivos, sino como un sistema de gestión documental corporativa, hay que conocer algunos principios. La distinción entre Mi unidad y las unidades compartidas, la gestión de permisos y el control de versiones son puntos clave.
01. Mi unidad frente a unidades compartidas
Mi unidad: personal; cuando el usuario se va, hay que reclamar la propiedad de los archivos. Unidades compartidas: corporativas; el propietario no es el usuario, sino la empresa. Los archivos corporativos deben estar sin falta en una unidad compartida.
02. Organización de carpetas
En el nivel superior, los departamentos o los proyectos. En las subcarpetas, la subcategoría. Una profundidad de tres o cuatro niveles es lo ideal; una estructura más profunda provoca que las cosas se pierdan.
03. Gestión de permisos
El sistema de permisos de Google es por capas: Lector, Comentador, Editor y Administrador. Se puede ajustar a nivel de archivo y de carpeta. Suele definirse a nivel de carpeta y hacer excepciones por archivo.
04. Colaboración en tiempo real con Docs
El mayor punto fuerte de Google Docs es que varios usuarios pueden escribir a la vez en el mismo documento. Los comentarios, las sugerencias y el historial de versiones se guardan de forma automática.
05. Control de versiones
Cada edición se guarda automáticamente como versión. Con el historial de versiones se puede volver a estados anteriores. A las versiones se les puede poner nombre (por ejemplo, «antes de la aprobación»).