Um Google Drive nicht als persönlichen Dateispeicher, sondern als unternehmensweites Dokumentenverwaltungssystem zu nutzen, muss man einige Prinzipien kennen. Die Unterscheidung My Drive vs. Shared Drives, die Berechtigungsverwaltung und die Versionskontrolle – kritische Themen.
01. My Drive vs. Shared Drives
My Drive: persönlich; scheidet ein Nutzer aus, müssen die Dateien übernommen werden. Shared Drives: unternehmensweit; Eigentümer ist nicht der Nutzer, sondern das Unternehmen. Unternehmensdateien sollten unbedingt in einem Shared Drive liegen.
02. Ordnerorganisation
Ganz oben Abteilungen oder Projekte. In den Unterordnern die Unterkategorien. 3–4 Ebenen Tiefe sind ideal; eine tiefere Ordnerstruktur führt zum Verlieren.
03. Berechtigungsverwaltung
Das Berechtigungssystem von Google ist geschichtet: Betrachter, Kommentator, Bearbeiter, Manager. Es lässt sich auf Datei- und auf Ordnerebene einstellen. Meist wird es auf Ordnerebene definiert; auf Dateibasis werden Ausnahmen gemacht.
04. Echtzeit-Zusammenarbeit mit Docs
Die größte Stärke von Google Docs: Mehrere Nutzer können gleichzeitig im selben Dokument schreiben. Kommentar, Vorschlag und Versionshistorie werden automatisch geführt.
05. Versionskontrolle
Jede Bearbeitung wird automatisch als Version gespeichert. Mit der „Versionshistorie“ ist die Rückkehr zu früheren Ständen möglich. Versionen können benannt werden (z. B. „Vor der Freigabe“).