Das Label-System von Gmail – statt Ordnern – fordert die Nutzer anfangs, ist aber, wenn man sich daran gewöhnt hat, weit mächtiger als Outlook. Der Schlüssel zur effizienten Nutzung von Gmail im Unternehmen liegt darin, Labels und Filter gut einzurichten.
01. Das Label-System
In Gmail gibt es statt Ordnern Labels. Eine E-Mail kann mehrere Labels haben. So können Sie dieselbe E-Mail sowohl mit dem Label „Projekt X“ als auch „Rechnungen“ finden.
02. Die Filterkonzeption
Für die automatische Beschriftung werden Filter eingerichtet: nach Absender, Betreff, Inhalt. Zum Beispiel: from:([email protected]) → Label „Rechnungen“, um eine E-Mail gebündelt automatisch zu kategorisieren.
03. Zuweisung von Delegierten
Ein Nutzer kann einem anderen Nutzer delegierten Zugriff auf sein eigenes Gmail gewähren. Nützlich im Szenario, in dem eine Assistenz im Namen des Chefs E-Mails versendet.
04. Geplanter Versand
Statt die E-Mail zu schreiben und auf „Senden“ zu drücken, sie per „Schedule Send“ so einzustellen, dass sie um 9 Uhr morgens gesendet wird. Geschäftsverfolgung, ohne den Eindruck später Nachtarbeit zu erzeugen.
05. Groups (Gruppen)
Für Abteilungs- oder Projektteams werden Google Groups erstellt. Ein Team mit einer einzigen E-Mail-Adresse anzuschreiben, ist weit effizienter, als alle Mitglieder einzeln hinzuzufügen.