El sistema de etiquetas de Gmail, en lugar de carpetas, cuesta al principio, pero una vez acostumbrado es mucho más potente que Outlook. La clave para usar bien el Gmail corporativo está en configurar bien las etiquetas y los filtros.
01. Sistema de etiquetas
En Gmail hay etiquetas en lugar de carpetas. Un correo puede tener varias etiquetas. Eso permite encontrar el mismo mensaje tanto en «Proyecto X» como en «Facturas».
02. Configuración de filtros
Para el etiquetado automático se crean filtros por remitente, asunto o contenido. Por ejemplo: from:([email protected]) → etiqueta «Facturas», categorizando el correo de forma automática.
03. Delegación
Un usuario puede dar acceso delegado a su Gmail a otro usuario. Es útil en el escenario de un asistente que envía correos en nombre del jefe.
04. Envío programado
En lugar de escribir el correo y pulsar «enviar», con «schedule send» se programa para que salga a las nueve de la mañana. Seguir el trabajo sin dar la sensación de trabajar de madrugada.
05. Grupos
Para los equipos de departamento o proyecto se crean grupos de Google. Convocar a un equipo con una única dirección de correo es mucho más eficiente que añadir a cada miembro por separado.