Le système de libellés de Gmail, qui remplace les dossiers, déroute au début mais se révèle bien plus puissant qu'Outlook une fois adopté. La clé d'un usage professionnel efficace tient à une bonne organisation des libellés et des filtres.
01. Le système de libellés
Dans Gmail, il n'y a pas de dossiers mais des libellés. Un même e-mail peut en porter plusieurs. Cela permet de retrouver le même message aussi bien sous « Projet X » que sous « Factures ».
02. La mise en place des filtres
Des filtres assurent l'étiquetage automatique selon l'expéditeur, l'objet ou le contenu. Par exemple : from:([email protected]) → libellé « Factures », pour classer automatiquement toute une série de messages.
03. La délégation d'accès
Un utilisateur peut donner à un autre un accès délégué à sa boîte. Pratique lorsqu'un assistant envoie des messages au nom d'un dirigeant.
04. L'envoi programmé
Plutôt que d'écrire puis d'appuyer sur « envoyer », l'envoi programmé permet de fixer la remise à 9 heures le lendemain matin. On assure le suivi sans donner l'impression de travailler tard dans la nuit.
05. Les groupes
Google Groups permet de créer des groupes par service ou par projet. Solliciter une équipe via une seule adresse est bien plus efficace que d'ajouter chaque membre un par un.