Utiliser Google Drive non pas comme un espace de fichiers personnel mais comme un système de gestion documentaire d'entreprise demande de connaître quelques principes. La distinction entre Mon Drive et les Drive partagés, la gestion des autorisations et le suivi des versions en sont les points essentiels.
01. Mon Drive ou Drive partagés
Mon Drive est personnel : au départ d'un collaborateur, il faut reprendre la propriété des fichiers. Les Drive partagés sont institutionnels : le propriétaire n'est pas l'utilisateur mais l'entreprise. Les documents de l'entreprise doivent impérativement s'y trouver.
02. L'organisation des dossiers
Au premier niveau, les services ou les projets. Aux niveaux inférieurs, les sous-catégories. Trois à quatre niveaux de profondeur constituent l'idéal ; au-delà, on s'y perd.
03. La gestion des autorisations
Le système d'autorisations de Google est gradué : Lecteur, Commentateur, Éditeur, Gestionnaire. Il se règle au niveau du fichier comme du dossier. On le définit généralement au niveau du dossier, avec des exceptions par fichier.
04. La collaboration en temps réel dans Docs
Le grand atout de Google Docs : plusieurs personnes peuvent écrire simultanément dans le même document. Commentaires, suggestions et historique des versions sont conservés automatiquement.
05. Le suivi des versions
Chaque modification est enregistrée automatiquement comme une version. L'historique permet de revenir à un état antérieur. Les versions peuvent être nommées (par exemple « avant validation »).