Google Drive'ı kişisel dosya deposu olarak değil, kurumsal doküman yönetim sistemi olarak kullanmak için bazı prensipleri bilmek gerekiyor. My Drive vs Shared Drives ayrımı, izin yönetimi ve version kontrolü — kritik başlıklar.
01. My Drive vs Shared Drives
My Drive: kişisel; kullanıcı ayrıldığında dosyalar sahiplenilir gerektirir. Shared Drives: kurumsal; sahip kullanıcı değil şirket. Kurumsal dosyalar mutlaka Shared Drive'da olmalı.
02. Klasör Organizasyonu
En üstte departmanlar veya projeler. Alt klasörlerde alt kategori. 3–4 seviye derinlik ideal; daha derin klasör yapısı kaybolmaya neden olur.
03. İzin Yönetimi
Google'ın izin sistemi katmanlı: Görüntüleyen, Yorumlayan, Düzenleyen, Yönetici. Dosya seviyesinde ve klasör seviyesinde ayarlanabilir. Genellikle klasör seviyesinde tanımlanır; dosya bazında istisna yapılır.
04. Docs ile Gerçek Zamanlı İşbirliği
Google Docs'un en güçlü yanı; aynı belgede birden çok kullanıcı aynı anda yazabiliyor. Yorum, öneri ve versiyon geçmişi otomatik tutulur.
05. Version Kontrolü
Her düzenleme otomatik versiyon olarak kaydedilir. "Version history" ile önceki hallere dönmek mümkün. Version'lara isim verilebilir (örn: "Onay öncesi").