El libro electrónico es el diario y el mayor llevados en formato electrónico y sellados con un certificado aprobado por la administración. A diferencia de la facturación, corregir un error aquí es muy caro.
01. Cómo funciona
Los asientos del mes se convierten al cierre en un archivo en formato XBRL, y el resumen del archivo se sube como certificado. La administración devuelve el certificado sellado, que se archiva.
02. Tras el certificado no hay cambios
Una vez subido, no se puede añadir ni eliminar ningún asiento de ese período. Una factura que llega tarde va al período siguiente. Por eso las empresas sin lista de comprobación previa acumulan asientos de corrección todo el año.
03. Conformidad del plan contable
El archivo debe corresponder a la estructura de códigos que espera la administración. Las empresas que construyeron su plan contable libremente suelen atascarse aquí en el primer intento.
04. Errores frecuentes
Asientos sin tipo de documento, registros sin número fiscal de la contraparte, asientos con fecha fuera del período y diferencias de redondeo. Los cuatro generan error al crear el archivo y retrasan el cierre.
05. Calendario de carga
Los plazos están fijados por la normativa y el retraso se sanciona. Con carga mensual, el calendario contable debe planificarse hacia atrás desde esa fecha; el bloqueo de período del ERP sirve para imponerlo.
06. Conservación
Archivos y certificados deben guardarse diez años. Aunque el integrador ofrezca archivo, tener una segunda copia en su propio entorno ahorra tiempo en una inspección.