Das e-Buch ist die elektronische Führung von Journal und Hauptbuch, versiegelt mit einem von der Steuerbehörde bestätigten Zertifikat. Anders als bei der Fakturierung ist eine Korrektur hier sehr teuer.
01. Ablauf
Die Buchungssätze des Monats werden zum Periodenende in eine Buchdatei im XBRL-Format überführt, deren Zusammenfassung als Zertifikat hochgeladen wird. Die Behörde gibt das versiegelte Zertifikat zurück, das archiviert wird.
02. Nach dem Zertifikat ist unveränderlich
Nach dem Upload kann in dieser Periode kein Satz mehr ergänzt oder gelöscht werden. Eine später eintreffende Rechnung wandert in die Folgeperiode. Unternehmen ohne Checkliste vor dem Abschluss sammeln deshalb das ganze Jahr Korrekturbuchungen an.
03. Kontenplan-Konformität
Die Buchdatei muss der von der Behörde erwarteten Kontenstruktur entsprechen. Unternehmen, die ihren Kontenplan frei aufgebaut haben, scheitern beim ersten Versuch meist an diesem Schritt.
04. Häufige Fehler
Belege ohne Belegart, Sätze ohne Steuernummer der Gegenpartei, Belege mit periodenfremdem Datum und Rundungsdifferenzen. Alle vier erzeugen Fehler bei der Dateierstellung und verzögern den Abschluss.
05. Upload-Kalender
Die Fristen sind gesetzlich geregelt und Verspätung wird sanktioniert. Bei monatlichem Upload muss der Abschlusskalender rückwärts von diesem Datum geplant werden; die Periodensperre im ERP dient der Durchsetzung.
06. Aufbewahrung
Buchdateien und Zertifikate sind zehn Jahre aufzubewahren. Auch bei Archivierung durch den Integrator spart eine zweite Kopie in der eigenen Umgebung bei einer Prüfung Zeit.