Le livre électronique, c'est le journal et le grand livre tenus électroniquement et scellés par un certificat validé par l'administration. Contrairement à la facturation, corriger une erreur ici coûte très cher.
01. Comment cela fonctionne
Les écritures du mois sont converties en fin de période en un fichier au format XBRL, dont le résumé est déposé comme certificat. L'administration renvoie le certificat scellé, qui est archivé.
02. Rien ne change après le certificat
Une fois déposé, aucune écriture ne peut être ajoutée ni supprimée sur cette période. Une facture arrivée en retard part sur la période suivante. Les entreprises sans liste de contrôle avant clôture accumulent donc des écritures de correction toute l'année.
03. Conformité du plan comptable
Le fichier doit correspondre à la structure de codes attendue. Les entreprises ayant bâti librement leur plan comptable bloquent souvent à cette étape au premier essai.
04. Erreurs fréquentes
Pièces sans type de document, enregistrements sans numéro fiscal du tiers, écritures hors période et écarts d'arrondi. Les quatre génèrent une erreur à la création du fichier et retardent la clôture.
05. Calendrier de dépôt
Les délais sont fixés par la réglementation et le retard est sanctionné. Avec un dépôt mensuel, le calendrier comptable doit être planifié à rebours de cette date ; le verrouillage de période de l'ERP sert à l'imposer.
06. Conservation
Fichiers et certificats doivent être conservés dix ans. Même avec l'archivage de l'intégrateur, garder une seconde copie chez vous fait gagner du temps lors d'un contrôle.