e-Defter, yevmiye ve büyük defterin elektronik ortamda tutulup GİB onaylı berat ile mühürlenmesi. Fatura tarafından farklı olarak burada hata düzeltmenin bedeli çok yüksek.
01. Süreç Nasıl İşliyor
Ay içindeki yevmiye kayıtları dönem sonunda XBRL formatında defter dosyasına dönüşüyor, dosyanın özeti berat olarak GİB'e yükleniyor. GİB mühürlü beratı geri veriyor ve saklanıyor.
02. Berat Sonrası Değişmez
Berat yüklendikten sonra o döneme kayıt eklenemez, silinemez. Sonradan gelen fatura bir sonraki döneme atılır. Bu yüzden kapanış öncesi kontrol listesi olmayan firmalarda düzeltme kaydı sayısı yıl boyunca birikiyor.
03. Hesap Planı Uyumu
Defter dosyası GİB'in beklediği hesap kodu yapısına eşlenmiş olmalı. Kendi hesap planını serbestçe kurmuş firmalarda ilk e-Defter denemesinde en çok bu adımda takılınıyor.
04. Sık Görülen Hatalar
Belge tipi eksik girilmiş fişler, karşı taraf vergi numarası boş kayıtlar, dönem dışı tarihli fişler ve yuvarlama farkları. Dördü de defter dosyası üretilirken hata veriyor ve kapanışı geciktiriyor.
05. Yükleme Takvimi
Berat yükleme süreleri mevzuatla belirli ve gecikme cezalı. Aylık yükleme yapan firmada muhasebe kapanışının takvimi bu tarihe göre geri planlanmalı; ERP'de dönem kilitleme özelliği bunu zorlamak için kullanılır.
06. Saklama
Defter dosyaları ve beratları on yıl saklanmalı. Entegratörün saklama hizmeti alınsa bile ikinci bir kopyayı kendi ortamınızda tutmak, denetim anında zaman kazandırıyor.