E-Rechnung und E-Lieferschein sind für die große Mehrheit inzwischen Pflicht. Doch eine Pflicht zu erfüllen ist das eine, den Ablauf richtig zu konzipieren das andere. Eine fehlerhafte Integration erschwert den Monatsabschluss mit Ablehnungen, Retouren und doppelten Rechnungen. Dieser Leitfaden beschreibt die Schritte einer korrekten Einrichtung.
01. E-Rechnung vs. E-Archiv vs. E-Lieferschein
Man darf die drei Systeme nicht verwechseln:
- E-Rechnung: zwischen Steuerpflichtigen (B2B)
- E-Archiv: an nicht steuerpflichtige Empfänger (B2C)
- E-Lieferschein: Versanddokument, bei physischer Warenbewegung
Jedes erfordert einen anderen Ablauf und eine andere GİB-Integration.
02. Kriterien für die Wahl des Integrators
Statt sich direkt an die GİB anzubinden, nutzen die meisten Unternehmen einen Integrator. Auswahlkriterien:
- Gibt es eine fertige Integration mit Ihrem ERP?
- Wie lautet das SLA? (unter 99,5 % ist riskant)
- Sind Ablehnungs- und Retourenabläufe im Support enthalten?
- Preismodell nach Ihrer monatlichen Rechnungszahl
- Reaktionszeit des Supportteams
03. Ablehnungs- und Retourenabläufe
Die von der GİB kommenden Ablehnungen sind in den meisten Projekten der schwächste Punkt. Kommt eine Ablehnung, muss die Rechnung im ERP automatisch storniert und der Buchhaltung eine Aufgabe zugewiesen werden. Wird sie manuell bearbeitet, dauert es zwei Tage, bis sich eine Ablehnung im ERP widerspiegelt.
04. Die Erleichterung beim Monatsabschluss
Eine gut aufgesetzte E-Rechnung-Integration beschleunigt den Monatsabschluss dramatisch: Eine Übersicht der gesendeten, akzeptierten, abgelehnten und im Retourenablauf befindlichen Rechnungen erscheint auf einem einzigen Dashboard. Abstimmungsmeetings weichen dem Lesen von Berichten.
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