La factura y el albarán electrónicos ya son obligatorios para la gran mayoría. Pero una cosa es cumplir la obligación y otra montar bien el flujo. Una integración mal hecha complica el cierre de mes con rechazos, devoluciones y facturas duplicadas. Esta guía explica los pasos de una implantación correcta.
01. Factura electrónica, archivo electrónico y albarán electrónico
Conviene no mezclar los tres sistemas:
- Factura electrónica: entre sujetos obligados (B2B)
- Archivo electrónico: para destinatarios no obligados (B2C)
- Albarán electrónico: documento de expedición, en el movimiento físico de la mercancía
Cada uno exige un flujo distinto y una integración distinta con la administración.
02. Criterios para elegir integrador
En lugar de conectarse directamente con la administración, la mayoría de las empresas usa un integrador. Criterios de selección:
- ¿Tiene integración lista con su ERP?
- ¿Cuál es el SLA? (por debajo del 99,5% es arriesgado)
- ¿Incluye el soporte de los flujos de rechazo y devolución?
- Modelo de precios según su volumen mensual de facturas
- Tiempo de respuesta del equipo de soporte
03. Flujos de rechazo y devolución
Los rechazos que llegan de la administración son el punto débil de la mayoría de los proyectos. Si llega un rechazo, la factura debe anularse automáticamente en el ERP y generarse una tarea para contabilidad. Si se procesa a mano, que un rechazo se refleje en el ERP puede llevar dos días.
04. La tranquilidad del cierre de mes
Una integración de facturación electrónica bien montada acelera el cierre de forma drástica: el resumen de facturas enviadas, aceptadas, rechazadas y en flujo de devolución aparece en un único panel. Las reuniones de conciliación dejan paso a la lectura de un informe.
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