La facture et le bon de livraison électroniques sont désormais obligatoires pour la grande majorité des entreprises. Mais satisfaire à l'obligation est une chose, bien concevoir le flux en est une autre. Une mauvaise intégration complique la clôture mensuelle par des rejets, des retours et des factures en double. Ce guide décrit les étapes d'une mise en place correcte.
01. Facture électronique, archive électronique, bon de livraison électronique
Il ne faut pas confondre ces trois dispositifs :
- Facture électronique : entre assujettis (B2B)
- Archive électronique : vers des destinataires non assujettis (B2C)
- Bon de livraison électronique : document d'expédition, lors du mouvement physique des marchandises
Chacun exige un flux distinct et une intégration distincte avec l'administration fiscale.
02. Critères de choix d'un intégrateur
Plutôt que de se connecter directement à l'administration fiscale, la plupart des entreprises passent par un intégrateur. Les critères de sélection :
- Existe-t-il une intégration prête pour votre ERP ?
- Quel est le SLA ? (en dessous de 99,5 %, c'est risqué)
- Les flux de rejet et de retour sont-ils inclus dans le support ?
- Quel modèle tarifaire selon votre volume mensuel de factures ?
- Quel délai de réponse de l'équipe de support ?
03. Les flux de rejet et de retour
Les rejets venant de l'administration constituent le point faible de la plupart des projets. En cas de rejet, la facture doit être annulée automatiquement dans l'ERP et une tâche doit être créée pour la comptabilité. Traité manuellement, le report d'un rejet dans l'ERP prend jusqu'à deux jours.
04. Une clôture mensuelle apaisée
Une intégration bien construite accélère spectaculairement la clôture : la synthèse des factures envoyées, acceptées, rejetées et en cours de retour apparaît sur un seul écran. Les réunions de rapprochement cèdent la place à la lecture d'un rapport.
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