In der Geschäftswelt ist „Automatisierung“ nicht eine einzige Sache. Workflow-Automatisierung und RPA (Robotic Process Automation) werden oft verwechselt, lösen aber unterschiedliche Probleme. Für die richtige Entscheidung muss man den Unterschied kennen.
01. Was leistet die Workflow-Automatisierung?
Die Workflow-Automatisierung (BPM oder Workflow-Systeme) verwaltet den Informationsfluss zwischen Prozessen, die Genehmigungsschritte und die Auslöser. Sie definiert, an wen ein eröffneter Antrag geht, in welcher Zeit er genehmigt wird und in welchem System er sich anschließend widerspiegelt.
02. Was leistet RPA?
RPA dagegen ist anders: Auf den bestehenden Systemen führt ein „Roboter“ (Software) den Vorgang aus, indem er Maus und Tastatur imitiert. Zum Beispiel: Er lädt jeden Morgen eine Excel-Datei herunter, spielt sie ins ERP ein und mailt das Ergebnis. Er übernimmt solche routinemäßigen, aber systemübergreifenden Aufgaben.
03. Wann welche?
Die Entscheidung lautet grob:
- Enthält der Prozess menschliche Genehmigung und Entscheidungspunkte: Workflow-Automatisierung
- Ist der Prozess eine mechanische, sich wiederholende Systemtätigkeit, die ein Mensch ausführt: RPA
- Enthält der Prozess beides: eine integrierte Lösung (Workflow → RPA → Workflow)
04. Die Grenzen von RPA
RPA ist mächtig, aber begrenzt:
- Ändert sich die Oberfläche des Quellsystems, kann es brechen (Wartungskosten)
- Es kann nicht entscheiden (es imitiert nur)
- Es ist anfällig für Identitäts- und Berechtigungswirrwarr
Deshalb wird RPA im modernen Ansatz als zweite Option positioniert, die bevorzugt wird, wenn API-basierte Lösungen nicht möglich sind.
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