Dans le monde de l'entreprise, « automatisation » ne désigne pas une seule chose. L'automatisation des workflows et la RPA sont souvent confondues, alors qu'elles résolvent des problèmes différents. Pour bien décider, il faut connaître la nuance.
01. Que fait l'automatisation des workflows ?
L'automatisation des workflows (BPM ou systèmes de workflow) pilote la circulation de l'information entre processus, les étapes de validation et les déclenchements. Elle définit à qui une demande est adressée quand elle est ouverte, dans quel délai elle doit être validée et vers quel système elle est ensuite répercutée.
02. Que fait la RPA ?
La RPA agit autrement : un « robot » logiciel imite la souris et le clavier sur les systèmes existants pour exécuter l'opération. Par exemple : chaque matin, il télécharge un fichier Excel, le charge dans l'ERP et envoie le résultat par e-mail. Elle prend en charge ces tâches routinières qui traversent plusieurs systèmes.
03. Laquelle et quand ?
La décision se résume ainsi :
- Si le processus comporte des validations humaines et des points de décision : automatisation des workflows
- Si le processus consiste en manipulations mécaniques et répétitives effectuées par une personne : RPA
- Si le processus comporte les deux : une solution intégrée (workflow → RPA → workflow)
04. Les limites de la RPA
La RPA est puissante mais bornée :
- Elle casse dès que l'écran du système source change (coût de maintenance)
- Elle ne décide pas (elle ne fait qu'imiter)
- Elle est exposée aux confusions d'identité et d'habilitation
C'est pourquoi, dans l'approche moderne, la RPA est positionnée comme la seconde option, choisie lorsqu'une solution fondée sur des API n'est pas possible.