'Prozessmodellierung mit BPMN 2.0: Grundkonzepte und Beispiele'

Geschäftsprozesse in Worten zu beschreiben, erzeugt einen langen und strittigen Text. Denselben Prozess mit einem BPMN-Diagramm zu zeigen, verwandelt ihn in ein auf einen Blick verständliches Dokument. BPMN 2.0 ist der internationale Standard der Geschäftsprozessmodellierung.

01. Warum ist BPMN wichtig?

Wird die Prozessdokumentation in Word geführt, entstehen drei Probleme: Sie ist lang, strittig und bleibt nicht aktuell. Die visuelle BPMN-Notation:

• macht die Reihenfolge und Entscheidungspunkte zwischen den Prozessschritten klar
• lässt verschiedene Teams beim Blick auf dasselbe Diagramm dieselbe Bedeutung ableiten
• erfordert weniger Aufwand bei der Aktualisierung

Ist die Textdokumentation desselben Prozesses 5 Seiten lang, fasst das BPMN-Diagramm ihn auf einer Seite zusammen.

02. Die Grundsymbole

In BPMN gibt es 5 Grundsymbole:

• Kreis: Start- und Endereignisse
• Abgerundetes Kästchen: Aufgabe / Aktivität
• Raute (Diamant): Entscheidungspunkt (Gateway)
• Pfeil: Sequenzfluss
• Horizontaler Kasten (Swimlane): der Verantwortliche

Ein Diagramm, das diese fünf Symbole richtig verwendet, zeigt komplexe Prozesse sauber.

03. Die Verwendung von Swimlanes

Umfasst der Prozess mehrere Teams (Vertrieb, Buchhaltung, Lager), wird für jedes Team ein eigenes horizontales Band (Swimlane) gezeichnet. In welcher Swimlane das Aufgabensymbol steht, dort liegt die Verantwortung des jeweiligen Teams.

Diese Struktur beantwortet die Frage „wer macht was“ grafisch.

04. Hinweise aus der Praxis

Drei praktische Tipps zur BPMN-Anwendung:

• Ein Diagramm sollte maximal 15–20 Aktivitäten enthalten – bei mehr in Teilprozesse zerlegen
• Jeder Entscheidungspunkt sollte mindestens zwei Ausgänge haben
• Auch Ausnahmefälle (Störung, Fehler) sollten modelliert werden

Ein Diagramm, das nur das „glückliche Szenario“ zeigt, bleibt unvollständig.