„Diesen Antrag soll Frau Ayşe genehmigen.“ Der E-Mail-Verlauf ist nicht bekannt, jemand wurde nicht in Cc gesetzt, die Entscheidung fällt Tage später. Solange Genehmigungsabläufe per E-Mail verwaltet werden, verlängern sich die Entscheidungszeiten und die Nachvollziehbarkeit geht verloren. Ein digitales Workflow-System löst dieses Problem von Grund auf.
01. Die unsichtbaren Kosten von E-Mail-Genehmigungsabläufen
Die Probleme per E-Mail verwalteter Genehmigungsprozesse:
- Es ist unklar, auf wessen Schreibtisch etwas wartet
- Wie viele Tage etwas hängt, ist nicht sichtbar
- Verliert die genehmigende Person es, gibt es keine Spur
- Einen Bericht zu erhalten, ist unmöglich
Diese Kosten sind unsichtbar, verschlingen aber insgesamt einen erheblichen Teil der monatlichen Arbeitskraft.
02. Was verändert ein digitales Workflow-System?
Der Antrag wird über das System eröffnet. Die Genehmigungsreihenfolge ist definiert: A genehmigt → B genehmigt → C genehmigt. Bei jedem Schritt gibt es eine Zeitgrenze. Eine Zeitüberschreitung erzeugt automatisch eine Warnung. Die Genehmigungshistorie ist erfasst. Ein Bericht ist mit einem Klick abrufbar.
03. Widerstand bei der Inbetriebnahme
Teams wollen die gewohnten Wege nicht aufgeben. Dieser Widerstand verstärkt sich, wenn statt des Systems „der alte Weg auch offen“ gelassen wird. Ein gesunder Umstieg ist möglich, indem der alte Weg nach den ersten 30 Tagen Parallelbetrieb vollständig geschlossen wird.
04. Konkrete Gewinne
Ein richtig aufgesetztes digitales Genehmigungssystem:
- verkürzt die durchschnittliche Genehmigungszeit um 60–80 %
- liefert Nachvollziehbarkeits- und Prüfberichte
- verhindert Informationslücken während der Genehmigung
- dokumentiert Einwände und Streitpunkte
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